Si vous êtes comme moi, vous avez connu de ces entrées en fonctions au cours desquelles on vous a mené à votre bureau, où votre supérieur n'était pas disponible pour vous souhaiter la bienvenue, où vous n'aviez peut-être ni duo papier-crayon ni ordinateur, et où...vous avez tenté de trouver comment vous occuper jusqu'à ce que le "minimum" vous soit fourni et vous permette d'apprendre à vous familiariser avec votre nouvel environnement, vos nouvelles responsabilités. Facile de conclure que ce genre de situation ne contribue pas exactement à une bonne première impression et que...cela n'est pas propice à ce que vous preniez efficacement votre envol.
Peut-être avez-vous connu de ces programmes intensifs, dans le cadre desquels vous avez rencontré de nombreuses personnes, employés, collègues ou autres, sans pour autant avoir de mise en contexte de la part de votre supérieur. Qui fait quoi, vous savez poser les questions qui vous permettront d'obtenir des réponses, mais pourquoi rencontrer ces personnes, qui est qui par rapport à qui, quelles sont les attentes de ces personnes par rapport à vous compte tenu du passé, quels seraient le cas échéant les enjeux qui nécessiteraient une attention immédiate et quelles précautions conviendrait-il de prendre...mystère. Sans compter que, la mémoire étant une faculté qui oublie, vous aurez du mal à retenir l'important voire même l'essentiel de vos conversations...alors que chacun de vos interlocuteurs sera plus à même de se souvenir de ce qu'il ou elle a partagé avec vous et susceptible de s'attendre à ce que vous agissiez en conséquence. Efficace? Pas vraiment. De nature à renforcer l'opinion de certains à l'effet que l'accueil et l'intégration ne sont que des prétextes à socialiser? Probablement. De nature à permettre réellement le début d'une relation professionnelle dans de bonnes circonstances? Pas toujours, car les non-dits sont souvent plus importants que ce qui est dit et ne contribuent pas à une compréhension mutuelle et commune des attentes et enjeux.
Est-ce à dire qu'il faut rejeter du revers de la main l'idée même d'un processus d'accueil et d'intégration pour éviter le gaspillage de temps et d'argent, deux ressources précieuses? Certainement pas. Mais revenir à l'essentiel, oui. Et en quoi consiste cet essentiel? Cela dépend de l'organisation, du poste et de son environnement organisationnel, du contexte humain dans lequel le nouvel employé doit s'insérer puis s'intégrer, et de la personne qu'est la recrue. Pourquoi? Parce que si vous investissez dans une embauche, c'est que vous avez des attentes de résultats. Et pour que vos objectifs soient atteints, il faut aussi que les attentes du "nouveau" soient comblées. Et comment fait-on pour savoir ce que chacun attend? Rien de tel que de poser et de se poser les bonnes questions...
Par exemple :
Dans le premier mois, dans les trois premiers mois, que s'attend-on à ce que le nouvel employé ait accompli? Quelles sont les attentes et les urgences perçues du patron, des collègues, des employés, des clients internes ou externes de ce poste? Et quel sera le meilleur moyen de communiquer le tout au "nouveau" compte tenu de ce que l'on sait de qui il ou elle est comme personne?
Comme patron ou supérieur immédiat, quel est le meilleur moment pour une entrée en fonction réussie? Quand est-ce que mon agenda me permet d'avoir la disponibilité nécessaire pour souhaiter la bienvenue, mettre la table, présenter le nouveau et mettre en place les mesures et outils qui permettront de limiter au maximum la courbe d'apprentissage? À vrai dire, c'est charité bien ordonnée qui commence par vous-même puisque vous gagnerez à ne pas avoir à vous impliquer plus tard pour corriger des erreurs ou omissions, gérer des incompréhensions ou insatisfactions réciproques... C'est toujours beaucoup plus efficace de réussir du premier coup que d'être en mode rattrapage.
Qu'est-ce que la nouvelle recrue a besoin de savoir pour être capable de comprendre les besoins et le contexte, pour être capable de prendre les bonnes décisions et d'agir efficacement? Qu'est-ce qui est essentiel? Dans quel ordre les sujets où dossiers doivent-ils être abordés? Quels sont les liens qu'il importe de faire pour bien comprendre?
Quelles sont les personnes avec lesquelles le nouvel employé aura à traiter dans le cadre de ses premiers dossiers, pourquoi, et, tout en laissant à la personne le soin de se forger ses propres relations et opinions relativement à ces interlocuteurs, quelles "petites histoires" est-il important voire crucial de partager? Du style Untel est le conjoint, l'ex, le cousin de... Ou il y a un historique d'insatisfaction par rapport au poste occupé parce que...ce qui permet de dédramatiser quand le "nouveau" se fait tancer vertement pour des manques dont il n'est pas personnellement responsable...
Qu'est-ce qui est important de savoir à propos de "ce qui se fait" et de "ce qui ne se fait pas" d'une part au sein de l'organisation dans son ensemble, mais aussi à l'égard de telle ou telle personne. Très utile, surtout quand parmi les clients internes ou externes se trouvent des "poids lourds" par rapport à l'organisation qu'il faut savoir se rallier.
Quelle efficacité ou quelle rentabilité pour l'organisation? Comme bien souvent dans la gestion de risque, il s'agit de coûts qui n'auront pas à être assumés par l'organisation, liés au fait de prolonger indûment la période pendant laquelle les besoins auxquels le poste doit répondre ne sont pas comblés adéquatement, à des décisions ou actions prises au mauvais moment, de la mauvaise manière, ou qui ne sont pas appropriées au contexte, voire des frictions internes ou avec l'externe de nature à nuire à la création de valeur par l'organisation.
Alors élaborer un processus en 37 étapes s'étalant sur deux mois? Non. Plutôt un programme de courte durée avec des actions ciblées pour un maximum d'efficacité dans une approche gagnant-gagnant...qui engloberait le plaisir de réussir ensemble pour convenir ensuite que ce recrutement, ce nouvel emploi, c'était vraiment une bonne décision. Et bien sûr il faut prévoir une transition progressive vers les modalités et points de contacts réguliers et "ordinaires" qui contribueront aux succès à moyen et long termes.
